Szybciej, łatwiej i oszczędnie czyli automatyzacja w księgowości

Szybciej, łatwiej i oszczędnie czyli automatyzacja w księgowości
2020-05-28

Szybko zmieniający się świat sprawia, że wykorzystanie systemów informatycznych w codziennej pracy staje się opcją konieczną. Praca ludzka jest stosunkowo najdroższą opcją, a samo wykorzystywanie komputera, aplikacji w chmurze, internetu stało się powszechne.

Coraz częściej napotykamy na materiały, raporty czy artykuły o automatyzacji, robotyzacji procesów w księgowości. W dobie panującej  epidemii COVID-19, przychodzi czas, gdy warto się nad tematem pochylić. Jest to bezpieczniejsze rozwiązanie dla pracowników, którzy mogą pracować zdalnie, ale także pozwala na zaoszczędzenie pieniędzy. I automatyzacja staję koniecznością. Tradycyjny proces przygotowania danych do księgowania, na pierwszy rzut oka, jest prosty i nie nastręczający kłopotów. Bardzo często w dużych firmach rozłożony jest na kilka działów, dlatego też jego koszty są rozproszone i trudniej je policzyć.

Najczęściej kancelaria albo sekretariat zajmują się przyjmowaniem, rozpakowaniem i rozdzieleniem korespondencji, w tym faktur do poszczególnych działów. Niejednokrotnie skanują faktury, ale w wielu firmach funkcjonuje jeszcze papierowy obieg dokumentów. Następnie faktury podlegają ocenie i wstępnemu księgowaniu. Wszystkie wymienione czynności generują koszty dla firmy, które mogłyby zostać ograniczone poprzez automatyzację procesów.

Odpowiedzią na tego rodzaju zapotrzebowanie jest system tos, który służy do przesyłania e-faktur, między firmami. Dzięki tos użytkownik posiada wszystkie faktury w jednym miejscu i możesz nimi zarządzać – bez wychodzenia z domu. Najważniejszą funkcją systemu tos jest automatyzacja procesu wystawiania, wysyłania i odbierania e-faktur. Wszystko dzieje się wewnątrz systemu, sprzedawca po wypełnieniu formularza e-faktury wystawia i jednocześnie wysyła e-fakturę do swojego odbiorcy - bez konieczności ich drukowania czy generowania pliku pdf i wysyłania ich mailem. Natomiast odbiorca nie otrzymuje już papierowej faktury, ale e-fakturę w tos, którą może zaakceptować, nawet w telefonie, na udostępnionej aplikacji mobilnej (Android, iOS). Dostęp do e-faktury uzyskuje także księgowy. Likwidujemy w ten sposób problem odbierania papierowych faktur i dostarczania do działów księgowych czy biur rachunkowych. 

Dodatkowo mikro, małe i średnie firmy znajdą w tos wszystko do prowadzenia swojej księgowości: możliwość wystawiania i odbierania faktur, prowadzenia Podatkowej Książki Przychodów i Rozchodów (KPiR) oraz rejestrów VAT,  JPK i inne funkcjonalności księgowe. Nie trzeba przepisywać danych z faktur wystawionych i otrzymanych do KPiR i Rejestów VAT, ponieważ w tos automatyzujemy proces księgowania. Dodatkowo można tworzyć bazy kontrahentów, raporty oraz korzystać z bazy aktów prawnych.

Bardzo ważną zaletą systemu tos jest API, które umożliwi integrację z innymi systemami. Masowy wystawca nie musi zmieniać swojego systemu do fakturowania, tylko dzięki połączeniu, system tos stanie się bezpiecznym i niezawodnym kanałem komunikacji od wystawcy do odbiorcy faktury. 

Automatyzacja procesów w firmie to korzyści takie jak niższe koszty i szybszy czas przetwarzania danych.

Wszelkie faktury elektroniczne (wysłane i otrzymane) zapisują się w aplikacji w tzw. chmurze, dzięki czemu e-faktury są dostępne z każdego komputera lub urządzenia mobilnego, takiego jak tablet czy telefon. Pozwala to na wgląd w e-faktury 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu, bez wychodzenia z domu! Skuteczny i bezpieczny program do dostarczania e-faktur to obecnie podstawa działania każdego nowoczesnego przedsiębiorstwa.

Cofnij do listy