Skan faktury a prawo do odliczenia VAT

2020-06-01

 

W dobie wszechobecnej cyfryzacji coraz większa ilość przedsiębiorców decyduje się na wysyłanie faktur do swoich kontrahentów drogą elektroniczną. Jest to znaczne ułatwienie dla obydwu stron transakcji. Przede wszystkim znacznie przyspiesza to proces dostarczania faktur. Drogą elektroniczną dostarczane są najczęściej e-faktury (wystawione oraz otrzymane w formacie elektronicznym z zachowaniem autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności, nie wymagające podpisu) oraz skany podpisanych papierowych faktur wystawionych przez sprzedawcę.

Jednak otrzymując faktury drogą elektroniczną pojawia się pytanie:

Czy otrzymanie skanu faktury pozwala na odliczenie naliczonego podatku VAT?

Tak. Otrzymanie skanu faktury nie pozbawia prawa do odliczenia VAT.

 

Należy jednak pamiętać o kilku aspektach:

  1. Przede wszystkim należy przesyłając faktury w formie elektronicznej konieczna jest zgoda kontrahenta na taki sposób dostarczania faktur.
  2. Otrzymanie faktur w formie elektronicznej (skan/ faks faktury wystawionej ręcznie) jest jednakowe w skutkach podatkowych do otrzymania faktur w formie tradycyjnej. Aby tak było należy zapewnić (zgodnie z art. 106m Ustawy o podatku od towarów i usług):
    • autentyczność pochodzenia- wiarygodność tożsamości realizatora dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury,
    • integralność treści- pewność o braku zmiany danych, które otrzymana faktura powinna zawierać,
    • czytelność faktury.
  3. Faktury otrzymane w formie elektronicznej można drukować, ale jednocześnie należy przechowywać je w otrzymanej formie. Należy przechowywać je chronologicznie z podziałem na okresy rozliczeniowe. Należy również pamiętać, iż faktury przechowywane w formie cyfrowej należy chronić przed modyfikacjami, uszkodzeniem lub zniszczeniem oraz nieupoważnionym rozpowszechnianiem.
  4. Faktury przechowywane w formie elektronicznej należy przechowywać przez pięć lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Jest to taki sam termin jak w przypadku faktur papierowych.

 

Podsumowując

Przepisy prawa pozwalają traktować skan faktury na równi z fakturą papierową czy e-fakturą. A zatem otrzymanie skanu faktury pozwala na odliczenie podatku VAT. Otrzymując jednak taką fakturę należy pamiętać o zapewnieniu jej autentyczności pochodzenia, integralności oraz czytelność.

 

Niniejszy artykuł nie stanowi porady prawnej ani porady podatkowej, a przedstawione treści mogą ulec przedawnieniu. Czytelnik wykorzystuje przedstawiony materiał dla własnych potrzeb, na własną odpowiedzialność. 

Cofnij do listy