Nabywca jako wystawca faktury, czyli na czym polega samofakturowanie?

2021-01-21

Dla polskich przedsiębiorców, zarejestrowanych jako czynni podatnicy VAT, podstawowym dowodem sprzedaży jakichkolwiek produktów lub usług jest faktura VAT. Zazwyczaj dokument ten wystawia osoba sprzedająca i dostarczająca towar. Jednak w niektórych przypadkach fakturę może wystawić sam nabywca. Proces ten nazywamy samofakturowaniem. Wyjaśniamy na czym on polega i kiedy warto go zastosować.

W jaki sposób przeprowadza się samofakturowanie?

Zabieg ten, wbrew pozorom, wcale nie jest skomplikowany. Chodzi w nim przede wszystkim o to, by to nabywca towaru wystawił fakturę w imieniu sprzedawcy. W tej sytuacji przedsiębiorca, dostarczający produkty lub usługi, nie potwierdza tej czynności żadnym dokumentem. Nabywca wystawia fakturę w momencie otrzymania towarów lub terminie ustalonym wcześniej ze sprzedawcą. Samofakturowanie może obejmować zarówno dostarczenie produktów lub świadczenie usług na terytorium Polski, jak i wewnątrzwspólnotowy eksport oraz dostawę towarów. Nic nie stoi na przeszkodzie, by oprócz klasycznego dokumentu sprzedaży, nabywca wystawiał także duplikaty oraz korekty faktur.

Jakie warunki trzeba spełnić, aby korzystać z samofakturowania?

Jedynym formalnym wymogiem do tego, aby to nabywca wystawiał faktury, jest sporządzenie odpowiedniej umowy ze sprzedawcą. Dokument ten powinien potwierdzać, że obie strony (dostawca i nabywca) zgadzają się na wystawianie faktur przez nabywcę w imieniu podatnika, czyli dostawcy.

Umowa musi określać, w jaki sposób podatnik będzie potwierdzał wystawiony dokument sprzedaży. Można ustalić, że będzie to zgoda ustna lub pisemna. Następnie należy wskazać, które towary lub usługi obejmie samofakturowanie. Umowa powinna zawierać również informację o tym, na jaki okres jest zawierana oraz sposób i terminy przekazania faktur dostawcy. Warto pamiętać, by wyznaczyć daty, które umożliwiają opłacenie na czas podatków.

Wymienione formalności nie muszą być potwierdzane na piśmie, ale dla bezpieczeństwa obu stron ta forma stanowi najlepsze rozwiązanie. Co istotne, w terminie 14 dni od ustalenia szczegółów należy powiadomić właściwego naczelnika urzędu skarbowego o zawarciu umowy związanej z samofakturowaniem.

Czy faktura wystawiona przez nabywcę różni się od klasycznego dokumentu sprzedaży?

Między zwykłą fakturą VAT, wystawioną przez sprzedawcę, a dokumentem sporządzonym przez nabywcę istnieje jedna drobna różnica. To adnotacja na fakturze: „samofakturowanie”. Pozostałe elementy, takie jak data, dane podmiotów, rodzaj towaru lub usługi, ich wartość czy wysokość podatku pozostają niezmienione. Przedsiębiorcy zagraniczni z krajów członkowskich Unii Europejskiej mogą umieszczać na fakturach adnotację anglojęzyczną – „self-billing”.

Kto powinien korzystać z samofakturowania i jakie zalety ma ta procedura?

Proces, w którym to nabywca wystawia fakturę, ułatwia odzyskanie kontroli nad przepływem dokumentów sprzedaży w przypadku regularnego przeprowadzania kilku lub kilkunastu transakcji z różnymi podmiotami. Jest to bardzo korzystne rozwiązanie przede wszystkim dla przedsiębiorców, handlujących z zagranicznymi kontrahentami.

Gdy tylko dostrzeżemy, że w określonej współpracy zaczynają pojawiać się kłopoty z otrzymywaniem faktur na czas, warto zaproponować właśnie prostą procedurę samofakturowania. W ten sposób szybciej dysponuje się odpowiednimi dokumentami sprzedaży i ma pełną kontrolę nad ich treścią. Pod względem księgowym pomaga to lepiej zorganizować funkcjonowanie firmy.

 

Niniejszy artykuł nie stanowi porady prawnej ani porady podatkowej, a przedstawione treści mogą ulec przedawnieniu. Czytelnik wykorzystuje przedstawiony materiał dla własnych potrzeb, na własną odpowiedzialność. 

Cofnij do listy