KPiR bez tajemnic część III

KPiR bez tajemnic część III
2020-01-31

 

Rodzaje dowodów księgowych

Zgodnie z § 11 pkt. 3 Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia KPiR, podstawą zapisów w KPiR są dowody księgowe, którymi są m.in.:

  • faktury,
  • faktury VAT RR,
  • rachunki,
  • dokumenty celne,
  • dzienne zestawienie dowodów sprzedaży,
  • noty księgowe sporządzone w celu skorygowania zapisu operacji gospodarczej,
  • dowody przesunięć,
  • dowody opłat bankowych i pocztowych.

 

Dowodami księgowymi są także dowody opłat, w tym także dokonywanych na podstawie książeczek opłat oraz dokumenty zawierające dane:

  • określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwa i adres) operacji gospodarczej,
  • datę wystawienia,
  • datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, jeśli jest inna niż data wystawienia,
  • przedmiot operacji gospodarczej,
  • wartość,
  • ilość,
  • podpisy osób uprawnionych.

 

Ustawodawca wskazał, że dokonywanie lub przyjmowanie płatności związanych z działalnością gospodarczą musi nastąpić za pośrednictwem rachunku bankowego, gdy stronami transakcji są przedsiębiorcy oraz jednorazowa wartość transakcji przekracza 15 000 zł. W związku z tym, dokumenty zmniejszające koszty uzyskania przychodów lub zwiększające przychody, w sytuacji zrealizowania płatności z pominięciem rachunku bankowego zawierają m.in.:

  • datę wystawienia,
  • miesiąc, w którym dokonuje się zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenia przychodów,
  • wskazanie faktury, umowy albo innego dokumentu stanowiącego podstawę do zaliczenia kosztu do kosztów uzyskania przychodów,
  • wskazanie kwoty, o którą podatnik zmniejsza koszty uzyskania przychodu lub zwiększa przychody,
  • podpis osoby sporządzającej dokument.

 

Dowody wewnętrzne

Dowody wewnętrzne są rodzajem dowodów księgowych i mogą stanowić podstawę zapisów w KPiR. Dowód wewnętrzny dotyczący kosztów powinien zawierać:

  • datę i podpis osoby, która dokonała wydatku,
  • w przypadku zakupu – nazwę towaru, ilość, cenę jednostkową i wartość,
  • w innych przypadkach – przedmiot operacji gospodarczej i kwotę.

Ustawodawca określił, w jakich przypadkach można wystawić dowód wewnętrzny, wśród nich są:

  • zakup bezpośrednio od krajowego producenta lub hodowcy produktów roślinnych i zwierzęcych, nieprzerobionych przemysłowo lub przerobionych sposobem przemysłowym, jeżeli przerób polega na kiszeniu produktów roślinnych lub przetwórstwie mleka albo na uboju zwierząt rzeźnych i obróbce poubojowej,
  • zakup od ludności ziół, roślin zielarskich, jagód, grzybów leśnych, owoców leśnych,
  • wartość produktów roślinnych i zwierzęcych z własnych upraw i hodowli podatnika,
  • zakup materiałów pomocniczych np. środków czystości, artykułów biurowych, w jednostkach handlu detalicznego,
  • diety i inne koszty podróży służbowych,
  • zakup od ludności odpadów poużytkowych, stanowiących surowce wtórne, z wyłączeniem zakupu metali nieżelaznych oraz przeznaczonych na złom samochodów lub ich części,
  • opłaty za czynsz, energię elektryczną, telefon, wodę, gaz, centralne ogrzewanie w części przypadającej na działalność gospodarczą. W tym przypadku podstawą sporządzenia dowodu wewnętrznego jest dokument obejmujący całość opłat.
  • opłaty sądowe i notarialne,
  • opłaty za parkowanie samochodu – podstawą wystawienia dowodu wewnętrznego jest bilet z parkometru, kupon, bilet jednorazowy.

 

Dowód wewnętrzny dokumentujący koszty podróży służbowej, zawiera co najmniej:

  • imię i nazwisko,
  • cel podróży,
  • nazwę miejscowości docelowej,
  • ilość godzin i dni przebywania w podróży służbowej (data i godzina wyjazdu i powrotu),
  • stawkę i wartość diety, która przysługuje.

 

Paragon jako dowód księgowy

Zakupy materiałów, środków czystości i bhp, artykułów biurowych dokonany w jednostkach handlu detalicznego mogą być dokumentowane paragonem, który posiada datę i oznaczenie jednostki, która go wydała. Ponadto paragon musi zawierać ilość, cenę jednostkową oraz wartość zakupu. Podatnik na odwrocie otrzymanego paragonu uzupełnia jego treść poprzez wpisanie swoich danych, adresu oraz określenie rodzaju (nazwy) zakupionego towaru.

Zakup paliwa i olejów dokonany za granicą także może być dokumentowany paragonami lub dowodami kasowymi. W takim przypadku dokumenty te muszą zawierać te same dane, jak w sytuacji zakupu materiałów pomocniczych od polskiej jednostki handlu detalicznego.

 

Zasady sporządzania dowodów księgowych

Dowody księgowe należy sporządzać w języku polskim, treść musi być pełna i zrozumiała, ustawodawca dopuszcza stosowanie ogólnie przyjętych skrótów. Jeżeli w dowodzie kwoty podane są tylko w walucie obcej, wówczas podatnik musi przeliczyć walutę na polskie złotówki, zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych.

 

Korygowanie błędów w dowodach księgowych

Błędy powstałe w dowodach księgowych można poprawić wyłącznie w określony sposób. A mianowicie poprzez skreślenie niewłaściwego tekstu, liczby, tak by nadal pozostał czytelny i wpisanie poprawnej treści lub liczby. Zmiany potwierdza się datą i podpisem osoby, która dokonała poprawy. Należy pamiętać, że poprawek w opisany wyżej sposób dokonujemy tylko w dowodach wystawionych, które nie zostały przesłane na zewnątrz firmy. Dowody własne zewnętrze, czyli przesłane kontrahentowi, mogą być poprawione tylko w drodze wystawienia dowodu korygującego.

 

Niniejszy artykuł nie stanowi porady prawnej ani porady podatkowej, a przedstawione treści mogą ulec przedawnieniu. Czytelnik wykorzystuje przedstawiony materiał dla własnych potrzeb, na własną odpowiedzialność. 

Cofnij do listy