KPiR bez tajemnic część I

KPiR bez tajemnic część I
2019-12-10

 

Co to jest KPiR?

Podatkowa księga przychodów i rozchodów (dalej KPiR) służy ewidencji przychodów i kosztów związanych z działalnością gospodarczą podatnika. Głównym celem jej prowadzenia jest prawidłowe ustalenie podstawy opodatkowania.

 

Kto jest zobowiązany prowadzić KPiR?

Do prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów są zobowiązane:

  • osoby fizyczne,
  • przedsiębiorstwa w spadku,
  • spółki cywilne osób fizycznych,
  • spółki cywilne osób fizycznych i przedsiębiorstwa w spadku,
  • spółki jawne osób fizycznych,
  • spółki partnerskie,

wykonujące działalność gospodarczą.

Obowiązek prowadzenia KPiR dotyczy także osób wykonujących działalność na podstawie umów agencyjnych i umów na warunkach zlecenia, a także prowadzących działy specjalne produkcji rolnej (jeżeli zgłosiły zamiar prowadzenia KPiR).

 

Kogo nie dotyczy KPiR?

Natomiast obowiązek prowadzenia księgi przychodów i rozchodów nie dotyczy osób, które:

  • prowadzą księgi rachunkowe,
  • opłacają podatek dochodowy w formach zryczałtowanych,
  • wykonują wyłącznie usługi przewozu osób i towarów taborem konnym,
  • wykonują wolny zawód adwokata wyłącznie w zespole adwokackim,
  • dokonują sprzedaży składników majątku po likwidacji działalności gospodarczej prowadzonej samodzielnie, a także otrzymanych w związku z likwidacją spółki niebędącej osobą prawną lub wystąpieniem z tej spółki.

 

Zwolnienie z prowadzenia KPiR.

W przypadkach uzasadnionych szczególnymi okolicznościami, istnieje możliwość uzyskania, od naczelnik urzędu skarbowego właściwego według miejsca zamieszkania podatnika,  indywidualnego zwolnienia z obowiązku prowadzenia KPiR. Do tych okoliczności zaliczamy:

  • stan zdrowia i wiek osoby prowadzącej działalność gospodarczą;
  • rozmiar i rodzaj prowadzonej działalności gospodarczej,

Zwolnienie następuje na wniosek podatnika, który należy złożyć w urzędzie skarbowym nie później niż 30 dni przed rozpoczęciem miesiąca, od którego zwolnienie to miałoby obowiązywać, a w sytuacji rozpoczęcia działalności gospodarczej w trakcie roku podatkowego – w terminie 14 dni od dnia rozpoczęcia tej działalności.

 

Miejsce przechowywania KPiR.

Podatkowa księga przychodów i rozchodów oraz dowody, na podstawie których dokonano w niej zapisów, muszą znajdować się na stałe w miejscu wykonywania działalności lub miejscu wskazanym przez podatnika jako jego siedziba.

Jest to pewna zasada, od której przewiduje się wyjątki, a mianowicie:

  • przedsiębiorstwo wielozakładowe - Podatkowa księga przychodów i rozchodów musi znajdować się w każdym z tych zakładów. Podatnik może w siedzibie prowadzić jedną wspólną KPiR dla wszystkich zakładów, ale tylko wtedy, gdy każdy zakład prowadzi co najmniej ewidencję sprzedaży.
  • jeżeli prowadzenie KPiR zostało zlecone biuru rachunkowemu, wtedy KPiR znajduje się w miejscu prowadzenia lub przechowywania księgi przez to biuro.

 

Przesłanki uznania KPiR za rzetelny dokument.

Zapisy w KPiR dokonywane są w języku polskim, w walucie polskiej, w sposób staranny, czytelny i trwały, na podstawie prawidłowych i rzetelnych dowodów. Podatnik jest obowiązany zbroszurować KPiR i kolejno ponumerować jej strony. Ponadto podatnik jest zobowiązany prowadzić Podatkowa księga przychodów i rozchodów rzetelnie i w sposób niewadliwy.

KPiR uważa się za rzetelną, jeżeli dokonywane w niej zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty, a także gdy:

  • niewpisane lub błędnie wpisane kwoty przychodu nie przekraczają łącznie 0,5% przychodu wykazanego w księdze za dany rok podatkowy,
  • brak właściwych zapisów jest związany z nieszczęśliwym wypadkiem lub zdarzeniem losowym,
  • błędy spowodowały podwyższenie podstawy opodatkowania, z wyjątkiem błędów polegających na niewykazaniu lub zaniżeniu kosztów zakupu materiałów podstawowych, towarów handlowych oraz kosztów robocizny,
  • podatnik uzupełnił zapisy lub skorygował błędne zapisy w KPiR przed rozpoczęciem kontroli przez organ podatkowy lub w terminie, w którym przysługuje mu uprawnienie do skorygowania deklaracji,
  • błędne zapisy są skutkiem oczywistej omyłki, a podatnik posiada poprawne dowody księgowe.

 

KPiR online i nie tylko.

W przypadku prowadzenia KPiR komputerowo, warunkiem uznania jej za prawidłową jest:

  • posiadanie instrukcji obsługi używanego przez podatnika programu komputerowego w którym prowadzi KPiR;
  • stosowanie programu komputerowego zapewniającego wgląd w treść zapisów oraz umożliwiającego wykonanie wydruku danych w porządku chronologicznym, zgodnie z wzorem księgi,
  • przechowywanie zapisanych danych na informatycznych nośnikach danych, w sposób chroniący je przed zniszczeniem, zniekształceniem, naruszeniem ustalonych zasad ich przetwarzania lub ich modyfikacją w sposób nieuprawniony.

 

Księga przychodów i rozchodów jest formą opodatkowania takich przedsiębiorstw, które nie mają zbyt wysokiego zysku w skali roku obrotowego. W szczególności przeznaczona jest dla początkujących przedsiębiorców. Taka forma ewidencji jest najprostszym sposobem na księgowanie dochodów i wydatków w firmie. Prowadzenie księgi przychodów i rozchodów jest dosyć proste niezależnie od tego, czy jej forma jest tradycyjna, czy elektroniczna.

Obecnie przedsiębiorcy decydują się albo na zakup programu komputerowego, albo na prowadzenie KPiR online. Ta ostatnia forma ma wiele zalet. Ręczne rejestrowanie operacji gospodarczych jest czasochłonne i obarczone ryzykiem popełnienia błędu.

Decydując się na prowadzenie KPiR w systemie tos istnieje większa pewność, że rozliczenie podatku prowadzone będzie bezbłędnie. Księga Przychodów i Rozchodów w systemie tos jest bardzo prosta w obsłudze, dlatego korzystać z niej mogą również mniej doświadczeni przedsiębiorcy.

 

 

Niniejszy artykuł nie stanowi porady prawnej ani porady podatkowej, a przedstawione treści mogą ulec przedawnieniu. Czytelnik wykorzystuje przedstawiony materiał dla własnych potrzeb, na własną odpowiedzialność. 

 

Cofnij do listy