Kiedy można anulować fakturę?

2019-08-14

Coraz więcej osób posiada w tej chwili własną firmę, co skutkuje koniecznością zajmowania się dokumentacją – nieraz bardzo szczegółową. W tej chwili na wszystko trzeba mieć dowody, a faktura jest dokumentem sprzedaży, potwierdzającym zaistniałą transakcję pomiędzy stronami. Faktura może być wystawiana w różnej formie – czy to elektronicznej, czy papierowej. Jest jednak zawsze ważnym dokumentem dla obu stron, które otrzymują jej egzemplarz. Czasami jednak konieczne jest anulowanie faktury. Być może nastąpił w niej jakiś błąd, a może chodzi o to, że trzeba będzie zrobić zwrot towaru, albo transakcja jest nieaktualna. Czy taką fakturę można anulować? Kiedy jest to możliwe?

Anulowanie faktury – czy to w ogóle możliwe?

Faktury wystawia się w wielu przypadkach – zawsze wtedy, kiedy następuje sprzedaż jakiegoś towaru i trzeba wystawić potwierdzenie zaistnienia tego działania. Z fakturami można się w tej chwili spotkać niemal wszędzie, przy czym czasami następuje konieczność ich anulowania. Nie ma żadnych regulacji, dotyczących możliwości anulowania tego dokumentu. Nie ma ich ani w przepisach ustawy o VAT, ani w przepisach rozporządzeń wykonawczych do tej ustawy. W praktyce można jednak czasem wykonać takie anulowanie – ale nie w każdym przypadku. Możliwe jest to wyłącznie wówczas, gdy transakcja nie doszła do skutku, a faktura nie trafiła jeszcze do obrotu prawnego. Jeśli faktura nie trafiła jeszcze do klienta, nie została jeszcze do niego wysłana, albo przez niego odebrana, oznacza to, że nie spełniła jeszcze swojej roli. Warto więc wiedzieć, że choć teoretycznie anulowanie faktury jest możliwe, to jednak w wyjątkowych przypadkach i nie należy tego nadużywać. Wyłącznie faktura dokumentująca czynność niedokonaną może zostać anulowana. 

Anulowanie faktury – jak to zrobić?

Jeśli zostaną spełnione warunki, w jakich faktura może rzeczywiście zostać anulowana, można przystąpić do tej czynności. Nie jest to w dodatku szczególnie trudne. Wystarczy przekreślić oryginał, który nie będzie już potrzebny, a także kopię takiego dokumentu. Następnie zaś należy wykonać odpowiednią adnotację. Nie można tego punktu pominąć. Wystawca faktury powinien posiadać zarówno dokument, jak i kopię, z przekreśleniem i odpowiednią adnotacją unieważniającą. To bardzo praktyczne rozwiązanie, kiedy na przykład nastąpiła rezygnacja klienta z zakupu towaru – i nie chodzi tu o odstąpienie od umowy i zwrot towaru, lecz jego rezygnację jeszcze przed odbiorem towaru oraz wręczeniem faktury. To dobry sposób również wówczas, gdy wystawiający fakturę zorientuje się jeszcze przed wręczeniem dokumentu, że zawiera on jakieś błędne dane – i należy to poprawić. Zdarzają się i takie sytuacje, że towar zniknął – został wysłany, jednak nie trafił do adresata, ani nie wrócił do nadawcy. Faktura może być też anulowana, gdy kontrahent ją otrzymał, ale nie wprowadził jej do swojej ewidencji, lecz ją odesłał. Adnotacja na anulowanej fakturze powinna zawierać opis przyczyny anulacji, a także datę i podpis osoby, która jest uprawniona do wystawiania faktur.

Anulowanie faktury elektronicznej jest możliwe, gdy faktura została wygenerowana z systemu, ale kontrahent jej nie otrzymał bądź jej nie pobrał. W sytuacji faktur elektronicznych należy uznać, że wysłanie faktury drogą mailową oznacza wprowadzenie jej do obrotu prawnego. Tak przesłana faktura nie może być zwrócona przez kontrahenta, a wystawca faktury nie może dysponować wszystkimi egzemplarzami faktury.

 

Niniejszy artykuł nie stanowi porady prawnej ani porady podatkowej, a przedstawione treści mogą ulec przedawnieniu. Czytelnik wykorzystuje przedstawiony materiał dla własnych potrzeb, na własną odpowiedzialność. 

Cofnij do listy