Jak wybrać program do faktur online

Jak wybrać program do faktur online
2019-10-18

 

Obecnie rynek programów do fakturowania, poza tradycyjnymi programami księgowymi instalowanymi na komputerze, oferuje wiele programów do wystawiania faktur online. W sieci można znaleźć coraz więcej firm, które mają w swojej ofercie programy do fakturowania online dające wygodę, łatwość i szybkość obsługi.

Programy do wystawiania faktur można podzielić na kilka typów. Pierwszy z nich to stosowane od dawna programy instalowane na komputerze. Drugi typ, to nowoczesne programy, które działają w chmurze. Przykładem takiego programu jest tos.

Zalety programów do fakturowania w chmurze to:

  • łatwy i szybki dostęp z dowolnego urządzenia;
  • niezawodność i szybkość działania;
  • bezpieczeństwo danych.

Przede wszystkim do programu działającego w chmurze dostęp jest niemal zawsze i wszędzie, niezależnie od urządzenia czy lokalizacji. Wystarczy smartfon, tablet czy komputer z dostępem do internetu.

Wybór dobrego programu do wystawiania faktur jest bardzo istotny, ponieważ to od jego funkcjonalności zależy jakich operacji użytkownik będzie mógł dokonywać oraz jak wygodnie będzie się pracowało. Przy wyborze programu należy zwrócić uwagę na to, aby był on prosty w obsłudze i miał intuicyjnie skonstruowany interfejs.

Oprócz przejrzystości programu i łatwości w obsłudze, przy wyborze programu do fakturowania online, należy również zwrócić uwagę na to, czy system jest zgodny z przepisami prawa oraz czy jest on na bieżąco aktualizowany, ponieważ ustawy dotyczące kwestii podatkowych i rozporządzenia w sprawie fakturowania podlegają częstym nowelizacjom.

Przy wyborze programu do wystawiania faktur online ważne jest również to, czy dany program ma bazę klientów oraz towarów i usług. Z pewnością ułatwia to pracę ze względu na przyspieszenie obsługi i wystawiania dokumentów - nie trzeba za każdym razem wprowadzać wszystkich danych.

Kryteria, jakie należy wziąć pod uwagę przy wyborze programu do fakturowania online to:

  • dane kontrahenta – czy aplikacja umożliwia uzupełnianie danych klienta za pomocą tylko numeru NIP;
  • limit wystawiania faktur – czy program ma limit np. miesięczny;
  • przejrzysty interfejs - czy obsługa jest intuicyjna i nie sprawia problemów ze znalezieniem odpowiednich funkcji;
  • możliwość wystawiania różnych typów faktur – czy program oferuje możliwość wystawienia faktury korygującej, zaliczkowej oraz proform;
  • mobilność - czy aplikacja działa na urządzeniach mobilnych;
  • integracja z innymi programami - integracja online z innymi aplikacjami;
  • bezpieczeństwo - czy system posiada odpowiednie zabezpieczenia;
  • wysyłanie faktur – czy program umożliwia wysyłanie faktur drogą elektroniczną.

Podczas wyboru programu do fakturowania online warto wziąć pod uwagę system tos.
Aplikacja tos poza umożliwieniem prowadzeniem uproszczonej księgowości, ma także inne funkcje, takie jak możliwość wystawienia nieograniczonej ilości faktur, prowadzenie Rejestrów VAT, możliwość generowania JPK_VAT, JPK_FA, i JPK_PKPiR, a także  bazę kontrahentów i moduł do generowania raportów.

Tos to aplikacja, w której przesyłanie faktur następuje wewnątrz systemu tos, pomiędzy kontami Wystawcy i Odbiorcy faktury. Jest to krok dalej niż pozostałe programy do fakturowania online, gdzie fakturę należy przesłać inną drogą, np. emailem. Ponadto jeśli firma prowadzi KPiR oraz Rejestry VAT dane zostają w nich automatycznie zapisane. Faktury można importować w różnych formatach oraz eksportować do systemów księgowych.

Korzystanie z Rejestrów sprzedaży i zakupu VAT oraz funkcji generowania plików JPK jest z a darmo i bez ograniczeń. Płatną usługą jest jedynie akceptacja elektronicznie otrzymanej faktury.

Korzyści płynące z korzystania z systemu tos to:

  • szybka wysyłka faktur;
  • wszystkie faktury są w jednym miejscu dostępnym on-line;
  • integracja z dowolnym systemem finansowo-księgowym;
  • integracja z systemem wystawcy faktury bez konieczności zmiany formatu plików;
  • darmowe funkcje dodatkowe, np. KPiR;
  • zmniejszone koszty wydruków, oszczędność papieru.
Cofnij do listy