Jak prawidłowo wystawić duplikat faktury?

Jak prawidłowo wystawić duplikat faktury?
2019-09-06

Faktura, dokument wyjątkowo lubiany przez osoby, które w ten sposób dokumentują należności, jakie powinny wpłynąć na ich konto i nielubiany przez tych, którzy będą musieli je uregulować. Polskie przepisy oraz przepisy wszystkich krajów unijnych nakładają na przedsiębiorców obowiązek wystawiania faktur w określonych sytuacjach związanych z obrotem gospodarczym. Fakt zagubienia lub zniszczenia faktury staje się tutaj problemem. Na szczęście zawsze można wystawić duplikat.

Obowiązek bezwzględny

Fakturowanie obrotu gospodarczego ma charakter obowiązku bezwzględnego, co oznacza, że nie można się umówić z żadnym klientem czy kontrahentem, że rozliczenia z nim będą wyjątkowo odbywać się z pominięciem faktury. Taki stan rzeczy miałby charakter bezpośredniego złamania przepisów prawa, za co przedsiębiorcy zobowiązanemu do wystawienia faktury groziłyby konsekwencje prawne. Tym bardziej, że w pewnych, określonych w ustawie o VAT sytuacjach, obowiązek podatkowy powstaje w momencie wystawienia faktury, więc ten fakt jest znacznie istotniejszy, niż pierwotnie można zakładać.

Faktura, jako dokument fizyczny, może ulec zniszczeniu lub po prostu zagubieniu. Nie jest to sytuacja nadzwyczajna i ustawodawca przewidział jej wystąpienie. Nie oznacza to oczywiście, że w takim przypadku możemy zrezygnować z faktury i w razie kontroli urzędu skarbowego stwierdzić, że nam po prostu zaginęła i nie ma. Naszym obowiązkiem jest wystawienie duplikatu faktury. Taka potrzeba może pojawić się także w przypadku zagubienia faktury przez nabywcę towaru lub w szczególnych przypadkach sprzedawcę, kiedy to nabywca był zobowiązany do wystawienia faktury.

Duplikat faktury

W sytuacji, kiedy którakolwiek ze stron transakcji utraciła swoją fakturę, istnieje możliwość jej ponownego wystawienia, co nie wiąże się z żadnymi specjalnymi wymaganiami formalnymi z wyjątkiem jedynie drobnych kwestii. Duplikat faktury może być wystawiony na wniosek podmiotu przyjmującego fakturę, czyli najczęściej klienta, jak również ze względu na zapotrzebowanie samego podmiotu wystawiającego, który fakturę stracił. Co do zasady, w takim przypadku faktura-duplikat powinna zostać wystawiona w oparciu o informacje przedstawione na drugiej fakturze, którą posiada druga strona transakcji. Gdyby trzymać się ściśle przepisów prawa, oznaczałoby to konieczność wystąpienia do partnera biznesowego o przekazanie faktury i na tej podstawie wystawienia jej duplikatu. W praktyce oczywiście takie działanie nie jest potrzebne. Zwłaszcza w przypadku fakturowania elektronicznego, czyli procesu, który automatycznie zapisuje elektroniczne kopie dokumentu.

Oznaczenie duplikatów

Ważnym elementem duplikatu faktury jest jej odpowiednie oznaczenie. Na szczęście ogranicza się ono jedynie do zaznaczenia na dokumencie słowem „duplikat”, że jest to duplikat oraz na wpisaniu daty wystawienia duplikatu, o czym stanowi art. 106l ust.2 ustawy o podatku VAT. Żadne ingerencje w treść dokumentu nie są potrzebne i są w zasadzie niedozwolone.

 

 

Niniejszy artykuł nie stanowi porady prawnej ani porady podatkowej, a przedstawione treści mogą ulec przedawnieniu. Czytelnik wykorzystuje przedstawiony materiał dla własnych potrzeb, na własną odpowiedzialność. 

Cofnij do listy