Faktura - definicja i elementy, które musi zawierać

2020-02-03

 

Czym jest faktura i kiedy należy ją wystawić?

Faktura to nic innego, jak dokument potwierdzający dokonanie transakcji. Wystawienie faktury jest obowiązkowe w przypadku, gdy drugą stroną transakcji jest również firma. Jeśli kupującym jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej, fakturę należy wystawić jedynie na żądanie nabywcy. Faktura może być wystawiona zarówno w formie papierowej jak i elektronicznej. Faktura powinna być wystawiona w dwóch egzemplarzach - po jednym dla sprzedającego i nabywcy.

Zasady wystawiania i przechowywania faktur są dokładnie określone prawem. W ustawie z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, ustawodawca w rozdziale XI „Dokumentacja” poświęcił fakturom cały rozdział 1. Zgodnie z ustawą o VAT, faktura powinna zawierać takie elementy jak:

  • kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii;
  • datę wystawienia;
  • datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi, o ile data ta jest różna od daty wystawienia faktury;
  • imiona i nazwiska lub nazwy sprzedawcy i nabywcy, ich adresy oraz NIP;
  • nazwę sprzedawanego towaru lub wykonywanej usługi;
  • miarę i ilość sprzedanych towarów lub zakres wykonanych usług;
  • cenę jednostkową netto towaru lub usługi;
  • kwoty rabatów, opustów lub obniżek cen;
  • łączną wartość netto towarów lub wykonanych usług;
  • stawki podatku;
  • sumę wartości sprzedaży netto z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;
  • kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
  • kwotę należności ogółem.

 

Ustawa ani żadne rozporządzenie nie określają w jaki sposób podatnicy mają wystawiać faktury. Faktura może być wystawiona zarówno w formie papierowej jak i elektronicznej.

Faktury oraz ich kopie należy przechowywać przez okres 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku od towarów i usług, w podziale na poszczególne okresy rozliczeniowe. Dokumenty te mogą być przechowywane zarówno w formie papierowej jak i elektronicznej.

 

Jakie rodzaje faktur występują w praktyce?

Rodzaje faktur:

  • proforma - nie jest to dokument księgowy i w związku z tym nie księguje się go, nie odlicza się od niego podatku VAT. Służy do poinformowania klienta o cenie towaru lub usługi oraz do przypomnienia/zmobilizowania kontrahenta do dokonania płatności.
  • faktura zaliczkowa – co do zasady wystawiana po otrzymaniu przedpłaty. Można odliczyć z niej podatek VAT. Po zrealizowaniu całości zamówienia wystawiana jest faktura końcowa, która jest pomniejszona o kwotę z faktury zaliczkowej.
  • faktura korygująca - wystawiana w sytuacji, gdy na fakturze popełniono błąd lub gdy po wystawieniu faktury przyznano rabat, zmieniła się cena towaru lub usługi, klient zwrócił towar. Na dokumencie powinna być informacja, do jakiej faktury jest to korekta i jaka jest jej przyczyna.
  • faktura marża - jest to dokument podlegający specjalnej procedurze rozliczenia podatku VAT. Na podstawie takiej faktury odprowadza się podatek VAT tylko od marży, a nie od całej wartości sprzedaży. Podatnik VAT, który nabywa produkt lub usługę, nie może odliczyć podatku z takiej faktury. Faktury takie wystawia się przede wszystkim w związku z usługami turystycznymi, towarami używanymi, dziełami sztuki, przedmiotami kolekcjonerskimi i antykami.
  • faktura elektroniczna - możliwe jest również obok faktur papierowych, wystawianie faktur elektronicznych i przesyłanie ich do klienta w dowolnym formacie.

W przypadku zaginięcia lub zniszczenia faktury klient może poprosić dostawcę o wystawienie duplikatu tego dokumentu. Jeżeli pierwotna faktura w ogóle nie dotarła do nabywcy, odliczenie VAT będzie mu przysługiwało w dacie otrzymania duplikatu. Jeżeli jednak faktura zaginęła lub uległa zniszczeniu już po jej zaksięgowaniu, to otrzymany duplikat nie zmieni wcześniejszych księgowań - należy podpiąć duplikat w miejsce pierwotnego dokumentu.

 

Istnieje wiele specjalnych programów komputerowych, dzięki którym dostawca może szybko wystawić fakturę zmniejszając przy tym ryzyko wystąpienia błędów w dokumencie. System tos pozwala na szybkie i sprawne wystawienie nieograniczonej liczby dokumentów online. Najważniejszą funkcją systemu tos jest automatyzacja procesu wystawiania, przesyłania i odbierania e-faktur. System tos znajduje się w chmurze, dzięki czemu użytkownik posiada dostęp do swoich faktur 24 godziny na dobę. Przesłanie e-faktur następuje wewnątrz systemu między kontami Sprzedawcy i Odbiorcy, a strony transakcji są identyfikowane na podstawie NIP, co sprawia, że wystawiona faktura nie trafi do innego kontrahenta niż chcieliśmy.

 

 

Niniejszy artykuł nie stanowi porady prawnej ani porady podatkowej, a przedstawione treści mogą ulec przedawnieniu. Czytelnik wykorzystuje przedstawiony materiał dla własnych potrzeb, na własną odpowiedzialność. 

Cofnij do listy