Elektroniczne fakturowanie w zamówieniach publicznych

2019-05-20

 

18 kwietnia 2019 r. zaczęły obowiązywać nowe przepisy, które obligują zamawiających do odbioru i przetwarzania faktur elektronicznych o określonej przepisami strukturze. Nowe przepisy mają na celu rozwój tzw. gospodarki cyfrowej, ograniczenie używania papieru, a także oszczędność czasu i pieniędzy dla przedsiębiorców i instytucji publicznych. Zmiany wynikają z przepisów Unii Europejskiej i związane są z realizacją rządowego programu od papierowej do cyfrowej Polski.

Zgodnie z Dyrektywą, faktury elektroniczne dla zamówień publicznych muszą mieć odpowiedni format, co oznacza, że jest to faktura ustrukturyzowana. Daje to możliwość automatycznego przetwarzania przez systemy informatyczne, bez potrzeby uczestnictwa pracownika, w przeciwieństwie do faktur w formacie PDF czy papierowych, które wymagają ręcznego wprowadzania danych do systemu księgowego. Faktura elektroniczna to nie zwykły dokument w formacie PDF, a ustrukturyzowany XML, format znany z obowiązkowych plików JPK_VAT.

Narzędziem, które ma służyć do przekazywania faktur oraz innych dokumentów elektronicznych dotyczących zamówień publicznych, pomiędzy wykonawcami zamówień publicznych a instytucjami zamawiającymi jest Platforma Elektronicznego Fakturowania (PEF).

Z platformy można korzystać poprzez:

  • aplikację webową – dostęp do PEF za pośrednictwem strony www,
  • aplikację desktopową – dostęp do PEF za pośrednictwem oprogramowania instalowanego na dysku komputera
  • dokumentację API do łączenia się systemów ERP z PEF - wersja z dnia 19.03.2019.

W pierwszej kolejności obowiązek objął instytucje publiczne, które od 18 kwietnia 2019 roku przyjmują faktury ustrukturyzowane przy transakcjach powyżej 30 tysięcy euro. A od 1 sierpnia 2019 roku obowiązek ten obejmie wszystkie transakcje w zamówieniach publicznych - bez względu na kwotę.  

Wśród instytucji publicznych objętych powyższym obowiązkiem są m.in.:

  • jednostki sektora finansów publicznych:
    • Sejm, Senat, Prezydent RP, Rada Ministrów, ministrowie, wojewodowie, gminy, powiaty, województwa, związki gmin i powiatów,
    • jednostki budżetowe, zakłady budżetowe i gospodarstwa pomocnicze jednostek budżetowych,
    • państwowe szkoły wyższe,
    • samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej,
    • państwowe lub samorządowe instytucje kultury, np. teatry, opery, operetki, biblioteki, domy kultury, muzea,
    • Zakład Ubezpieczeń Społecznych, Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego i zarządzane przez nie fundusze,
    • Narodowy Fundusz Zdrowia,
    • Polska Akademia Nauk i tworzone przez nią jednostki organizacyjne,
    • państwowe lub samorządowe osoby prawne utworzone na podstawie odrębnych przepisów w celu wykonywania zadań publicznych, z wyłączeniem przedsiębiorstw, banków i spółek prawa handlowego;
  • spółdzielnie, fundacje i stowarzyszenia, w zakresie, w jakim dysponują środkami publicznymi;
  • jednostki wykonujące zadania o charakterze użyteczności publicznej (państwowe jednostki organizacyjne, np. Poczta Polska; komunalne jednostki organizacyjne; jednostki zależne).

Dla wykonawców wprowadzono możliwość wystawiania i wysyłania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych. Natomiast dla zamawiającego wprowadzono obowiązek odbioru od wykonawcy ustrukturyzowanych faktur elektronicznych przesłanych za pośrednictwem platformy.

Inne ustrukturyzowane dokumenty, które będzie można przesłać przez platformę to: zamówienie dostawy, awizowanie dostawy, potwierdzenie odbioru, faktura korygująca oraz nota księgowa.

Zamawiający mają możliwość wyłączenia stosowania ustawy w przypadku zamówień publicznych, do których nie mają zastosowania przepisy o zamówieniach publicznych, ustawy o umowie koncesji albo ustawy o partnerstwie publiczno-prywatnym. Aby skutecznie wyłączyć stosowanie przepisów, powinno się zapisać je:

  • w umowie;
  • w ogłoszeniu o zamówieniu;
  • w specyfikacji istotnych warunków zamówienia;
  • w innym dokumencie, które rozpoczyna postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego, postępowanie o  zawarcie umowy koncesji albo postępowanie w sprawie wyboru partnera prywatnego.

Korzyści jakie płyną z fakturowania elektronicznego to:

  • zmniejszenie liczby błędnie wystawionych faktur;
  • oszczędność czasu i środków finansowych;
  • łatwiejsze archiwizowanie dokumentów;
  • ułatwienie uczestniczenia przez polskich przedsiębiorców w zamówieniach publicznych innych państw członkowskich Unii Europejskiej;
  • korzystny wpływ na rozwój krajowego rynku płatności bezgotówkowych;
  • wzrost cyfryzacji sektora publicznego w Polsce;
  • wzrost popytu na produkty i usługi informatyczne.

 

 

Niniejszy artykuł nie stanowi porady prawnej ani porady podatkowej, a przedstawione treści mogą ulec przedawnieniu. Czytelnik wykorzystuje przedstawiony materiał dla własnych potrzeb, na własną odpowiedzialność. 

Cofnij do listy